会友资料怎么整理：小教会的会友名册整理指南

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会友资料怎么整理：先决定要记录什么

会友名册只需要记录认识会友、联络会友、关怀会友所需要的资料。项目越多，空白栏就越多，要保护的个人资料也越多。

一开始先把必填项目都填齐就好，选填项目可以慢慢补。

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按家庭整理教会会友名册

越是小教会，越适合按家庭来整理会友，名册会清楚很多。谁是谁的孩子、哪一家有几个人，一眼就看得出来。

• 每个家庭指定一位户长。
• 其他家人按与户长的关系记录，例如配偶、子女、父母。
• 地址等全家共用的资料，统一整理一次。
• 独自来教会的会友也当作一人家庭，就不会有人被漏掉。

子女结婚搬出去、家庭成员有变动时要随时更新，年底探访或家庭活动通知才不会出错。

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设定会友类别与职分

会友类别表示这个人和教会的关系，职分表示在教会里担任的职务，两者最好分开管理。混在一起用，以后就很难筛出需要的名单。

• 会友类别例子：新朋友、慕道友、受洗会友、正式会友、访客
• 职分例子：执事、长老、小组长、同工、传道、牧师
• 类别和职分的名称按教会章程或宗派用语定好，不要常常改。
• 新增分类时，也写下由谁、按什么标准来设定。

会友类别大约五个就够了。分得太细，每个人的标法就会不一样。

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让会友资料保持最新

会友资料不是建好就结束，要随着会友的电话、地址和家庭变化不断更新才有用。负责的同工一个人很难顾全，所以让会友自己更新是最有效的方法。

1. 1每年定一次核对时间选一个好记的时间，例如新年或教会周年主日，请全体会友核对自己的资料。
2. 2让会友自己更新发下核对表或更新链接，让会友自己修改本人和家人的资料。
3. 3由同工确认负责的同工把收到的内容看一遍，检查有没有奇怪的资料。
4. 4找出空白栏把缺少电话或生日的会友列出来，下个主日当面询问补上。

新朋友的资料，在第一次登记时就收集准确最省事。第一天收到的资料，远比事后再问来得准确。

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会友个人资料，这几点要特别小心

会友资料里有电话、地址、家庭关系等敏感信息，基本原则是：只收集需要的，只让需要的人看到。

• 身份证号码等用不到的资料，一开始就不要收集。
• 不要把会友名单文件在聊天群或私人邮箱里转来转去。
• 定好谁可以查看会友资料，负责人更换时，马上取消前任的权限。
• 电脑和手机要设密码锁，在共用电脑上用完一定要登出。
• 向新朋友收集资料时，简单说明资料的用途。

各地的个人资料保护法规不同，例如马来西亚和新加坡都有个人资料保护法（PDPA），请同时确认教会所在地的规定。

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会友搬家或转会时，存档而不是删除

会友搬到别的城市或转会到其他教会时，与其马上删除，不如把资料存档。有些人会回来，像受洗纪录这类资料，教会也应该保留。

• 记下存档原因：搬家、转会、长期缺席、安息主怀等
• 一并记录存档日期和处理的同工
• 把日常名单和存档名单分开，平时的名单里就不会出现存档会友
• 永久删除只限管理员操作

已安息主怀的会友资料，要顾及家属的感受，谨慎处理。记得先存档，免得名字不小心出现在生日祝福名单上。

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用 ChurchOn 整理会友资料

ChurchOn 是在浏览器里使用、不需安装的教会管理系统，本文提到的整理方式都已经放进系统里。

• 姓名、联络方式、生日（可标记农历）、受洗、按立、职分、照片等会友资料，在同一个画面管理。
• 把家人编成一个家庭，设定户长和关系（配偶、子女、父母等）。
• 会友类别和职分由教会自己建立、调整顺序。
• 发送资料更新链接，会友不用登录就能自己修改本人和家人的资料（默认 14 天有效）。
• 可按搬家、转会、安息主怀等原因存档，随时恢复；永久删除只限教会管理员。

免费方案最多 100 位会友，存档会友也计入人数。用 Excel 导入或导出名单的功能还在准备中。

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常见问题