작은 교회 교적 관리 방법: 교적부 양식부터 성도 명부 정리까지

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교적 관리 방법의 시작: 교적부에 무엇을 적을까요

교적부에는 성도를 알아보고, 연락하고, 돌보는 데 필요한 정보만 적으면 됩니다. 항목이 많을수록 비어 있는 칸도 늘고, 지켜야 할 개인정보도 많아집니다.

처음에는 필수 항목만 모두 채우는 걸 목표로 하세요. 선택 항목은 차차 채워도 괜찮아요.

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가족 단위로 성도 명부 정리하기

작은 교회일수록 성도를 가족 단위로 묶어 두면 명부가 훨씬 보기 쉬워집니다. 누가 누구의 자녀인지, 어느 가정이 몇 명인지 한눈에 보이기 때문입니다.

• 가정마다 대표 한 사람(가장)을 정합니다.
• 나머지 가족은 배우자·자녀·부모처럼 대표와의 관계로 적습니다.
• 주소처럼 가족이 함께 쓰는 정보는 한 번에 맞춰 정리합니다.
• 혼자 교회에 나오는 성도도 1인 가정으로 두면 빠지는 사람이 없습니다.

자녀가 결혼해 독립하거나 가족 구성이 바뀌면 그때그때 고쳐 두어야, 연말 심방이나 가정 행사 안내 때 실수가 없습니다.

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교인 구분과 직분 정하기

교인 구분은 성도가 교회와 어떤 관계인지를, 직분은 교회 안에서 맡은 직책을 나타내므로 둘은 따로 관리하는 것이 좋습니다. 하나로 섞어 쓰면 나중에 원하는 명단만 골라 보기 어려워집니다.

• 교인 구분 예: 새가족, 학습 교인, 세례 교인, 등록 교인, 방문자
• 직분 예: 성도, 집사, 안수집사, 권사, 장로, 전도사, 목사
• 구분과 직분 이름은 교회 규정이나 교단 용어에 맞춰 한 번 정하고 자주 바꾸지 않습니다.
• 새 분류를 만들면 누가 어떤 기준으로 붙이는지도 함께 적어 둡니다.

교인 구분은 다섯 개 안팎이면 충분해요. 너무 잘게 나누면 사람마다 다르게 붙이게 돼요.

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교적 정보를 최신으로 유지하는 법

교적은 한 번 만들고 끝나는 것이 아니라, 성도의 전화번호·주소·가족 변화에 맞춰 계속 고쳐야 쓸모가 있습니다. 담당자 혼자 다 챙기기는 어려우므로 성도가 직접 고치게 하는 방법이 가장 효과적입니다.

1. 11년에 한 번 확인 기간 정하기새해나 교회 창립 주일처럼 기억하기 쉬운 때를 정해 모든 성도에게 정보 확인을 부탁합니다.
2. 2성도가 직접 고치게 하기확인서나 수정 링크를 나눠 주고, 성도가 자기 정보와 가족 정보를 직접 고치게 합니다.
3. 3담당자가 확인하기들어온 내용을 담당자가 한 번 훑어보고 이상한 값이 없는지 살핍니다.
4. 4빈칸 모아 보기전화번호나 생일이 빠진 성도만 모아 보고, 다음 주일에 직접 여쭤 채웁니다.

새가족 정보는 처음 등록할 때 정확하게 받아 두는 것이 가장 쉽습니다. 나중에 다시 묻는 것보다 첫날 받은 정보가 훨씬 정확합니다.

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교적 개인정보, 이것만은 조심하세요

교적에는 연락처·주소·가족 관계처럼 민감한 정보가 담기므로, 필요한 만큼만 모으고 필요한 사람만 보게 하는 것이 기본입니다.

• 주민등록번호처럼 쓰지 않을 정보는 처음부터 받지 않습니다.
• 명단 파일을 단체방이나 개인 메일로 돌리지 않습니다.
• 교적을 볼 수 있는 사람을 정하고, 담당자가 바뀌면 이전 담당자의 접근을 바로 막습니다.
• PC와 휴대폰에는 잠금을 걸고, 같이 쓰는 PC에서는 꼭 로그아웃합니다.
• 새가족에게 정보를 받을 때 어디에 쓰는지 짧게 알려 드립니다.

나라마다 개인정보 관련 법이 다르므로, 해외 한인교회는 그 나라 기준도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

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이사·이명한 성도는 지우지 말고 보관하기

다른 지역으로 이사하거나 다른 교회로 이명한 성도의 교적은 바로 지우기보다 보관해 두는 것이 좋습니다. 다시 돌아오는 성도도 있고, 세례 기록처럼 교회가 남겨야 할 기록도 있기 때문입니다.

• 보관 사유를 남깁니다: 이사, 이명, 장기 결석, 소천 등
• 보관한 날짜와 처리한 사람을 함께 적습니다.
• 평소 보는 명단과 보관 명단을 나눠, 평소 명단에는 보관 성도가 보이지 않게 합니다.
• 완전히 지우는 일은 관리자만 하도록 정합니다.

소천한 성도의 기록은 유족의 마음을 생각해 조심스럽게 다뤄야 합니다. 생일 축하 명단 같은 곳에 실수로 이름이 나오지 않도록 보관 처리를 꼭 해 둡니다.

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처치온으로 교적을 정리하면

처치온은 설치 없이 브라우저에서 쓰는 교회 관리 서비스로, 이 글에서 다룬 교적 정리 방식을 그대로 화면에 담았습니다.

• 이름·연락처·생일(음력 여부)·세례·안수·직분·사진 등 교적 항목을 한 화면에서 관리합니다.
• 가족을 가구로 묶고 가장과 관계(배우자·자녀·부모 등)를 정리합니다.
• 교인 구분과 직분을 교회가 직접 만들고 순서를 정합니다.
• 정보 수정 링크를 보내면 성도가 로그인 없이 본인과 가족 정보를 직접 고칩니다(기본 14일 유효).
• 이사·이명·소천 같은 사유로 보관했다가 되돌릴 수 있고, 영구 삭제는 교회 관리자만 할 수 있습니다.

무료 플랜은 성도 100명까지이며, 보관한 성도도 이 숫자에 들어갑니다. 엑셀로 명단을 가져오거나 내보내는 기능은 아직 준비 중입니다.

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자주 묻는 질문